Hoá đơn điện tử: quy định bắt buộc và cách đăng ký sử dụng

Hoá đơn điện tử là hoá đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Từ khi Luật Quản lý thuế và các nghị định hướng dẫn có hiệu lực, hoá đơn giấy truyền thống đã được thay thế hoàn toàn bằng hoá đơn điện tử trên phạm vi cả nước.

Có hai hình thức chính, khác nhau ở việc có cần cơ quan thuế cấp mã trước khi xuất hay không:

Doanh nghiệp cần: có chữ ký số hợp lệ, đăng ký tài khoản với một nhà cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận, sau đó gửi tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm của nhà cung cấp. Cơ quan thuế phản hồi chấp nhận hoặc từ chối trong vòng 1 ngày làm việc; sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp mới được chính thức xuất hoá đơn điện tử hợp lệ.

Phổ biến nhất là xuất hoá đơn trước khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký — hoá đơn xuất trong giai đoạn này không hợp lệ và phải huỷ, lập lại. Lỗi thứ hai là chọn sai loại hoá đơn (có mã/không có mã) không phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Nên hoàn tất đăng ký và nhận xác nhận chấp nhận trước khi có đơn hàng đầu tiên cần xuất hoá đơn.